martes, 31 de mayo de 2011

Redaccion Comercial




Concepto:
Es el escrito de cartas u otros documentos formales que se envían entre empresas y personas de negocios...

Partes de una carta comercial

1- Membrete: la idea de ubicar el membrete en el borde inferior de una carta y empezar con lo principal (nombre del destinatario).

Como se distribuyen las cartas en el membrete:
-El domicilio: se establece en la escritura de constitución o el registro de la cámara de comercio
-La dirección: esta constituida por datos refrenciales para la comunicacion : nomenclatura. domiciliario, numero de teléfono, numero de fax, dirección electrónica entre otras
-Publicidad o lema: la publicidad se acostumbra cuando la razón social no es indicadora de la empresa. El lema destaca políticas  metas y objetivos.

2- Numero consecutivo: regulado por el código de comercio esto se aplica en las cartas oficiales y privadas.

3-Lugar y fecha: se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad de origen la fecha debe escribirse en el siguiente orden: día, mes y año; el nombre del mes siempre debe escribirse en minúscula y el año sin coma y sin puntito ejemplo:
San Miguel, 28 de febrero de 2011

4-Datos del destinatario:
-Tratamiento: puede ser social (señor, señora) o académico (doctor, lic)
-El nombre: se integra con otro nombres y apellidos en algunos países se utiliza mayúscula para destacar la importancia.
-El cargo: es necesario incluir el cargo del destinatario en el cargo comercial.
-Nombre de la empresa: no va con mayúscula fijas solo s usa así cuando se trata de una sigla cuando el cargo social son cortas, pueden ir en el mismo renglón unidos por una coma.
-Dirección: se debe preferir la escritura de la dirección exactamente como aparece en el documento original que se contesta. hay que  familiarisarse con el sistema de codificacion de la ciudad.
-Lugar del destino: se debe escribir el nombre de la ciudad, departamento, estado o país.

5-El asunto: el uso de esta parte no es muy practica si se escribe en cartas de un párrafo; sin embargo muchas empresas lo conservan para facilitar el proceso de archivo.

6-Saludo vocativo: en esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro vocativo.

Donal Walton un experto en comunicacion afirma que "una carta debe parecerse a un dialogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran derrepente en la calle se saludan, conversan y se despiden"
ejemplo:
Saludo     (cordial saludo señor Torres)
Saludo vocativo (estimado señor Torres)

7- El cuerpo o texto de la carta: el numero ideal de párrafos es tres aperitivo, plato fuerte y postre; teniendo en cuenta las características vitales, el buen lenguaje, relaciones humanas y todos los factores de la corrección.

8-Despedida: consecuentemente con un saludo debe haber una despedida las palabras atentamente y cordialmente no son precisamente despedida a esto le llamamos cortesía.
ejemplo:
Despedida (hasta otra ocasión, hasta pronto)
Cortesía (cordialmente, atentamente)

9-Nombre del remitente: se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario encima del nombre va la firma del remitente.
ejemplo:
firma
kenia Cedillos

10-Cargo: posición de trabajo ejemplo: gerente general

11-Anexo: siempre es conveniente escribir la información especifica de lo que se envia por ejemplo: letra de cambio, catálogos etc
anexo:contrato

12- Copia: copia de la carta

13- Identificacion del indicador: quien hizo la carta

 Estilos de cartas





Son dos estilos de cartas mas usadas los cuales son:

1-Estilo bloque extremo: en las cuales las partes de las cartas aparecen a margen izquierdo. Este estilo armonisa con el diseño.
2- Estilo bloque: que al igual que el estilo bloque extremo el texto empieza por el margen izquierdo excepto las lineas de referencia, el nombre, fecha digitada y el cargo que están al lado derecho del papel.


Planeamiento de una carta.





Planear o planificar es: crear una secuencia de trabajo para evitar olvidos o errores po tal razon se hace necesario e importante  el planeamiento de la misma.

Una carta no se improvisa, es la convinacion de la experiencia personal, el conocimiento del idioma y un plan cuidadoso.

Nuestra linea de montaje como alternativa creativa le permitira ordenar su trabajo si la sigue menuciosamente, muy pronto se converira en un abito productivo.
El planeamiento de una carta consta de las siguientes partes:

1- Concepcion: es la etapa inicial en la que se piensa en el mensaje como necesidad o conveniencia.
La idea de esta parte no es siempre odenada y definida. Por lo general es presiso poner muchas ideas en orden y ahi vienen presisamente dos y tres.

2- Recoleccion de datos: Pablo Freire define comunicacion como transferencia de informacion. Esta definicion implica la necesidad de hacer que un mensaje lleve el objetivo propuesto "comunicar".

Los datos mas frecuentes son nombres, fechas, numero de factura guia, cheque o giro, fax o e-mail, fechas de embarque, fechas de pago, precis, catalogos etc, garantizara la integridad del mensaje.

3- Bosquejo de ideas: punto e partida en el orden de las ideas. Un sustntivo focal para cada idea sera suficiente para señalar el camino que debe seguir en la persona en el momento de escribir un borrador. La integridad en un mensaje todas las ideas y todos los datos.
Algunos bosquejos pueden ser:
-gacias invitacion
-aceptacion

4- Sintesis sustantivada:  consiste en identificar los sustantivos como idea minima de expresion apartir de la cual se escribiran las ideas completas.

El lenguaje sustantivo permite definir con mayor presicion las ideas necesarias para elaborar el borrador de una carta.

5- Borrador: con base en el orden de las ideas en el bosquejo se elabora el borrador; dos o tres parrafos uno para cada idea) que resulta de la aplicacion de cuatro aspectos:
  • Buen uso de lenguaje, ortografia y puntuacion.
  • Caracteristicas complementarias y vitales
  • El buen gusto
  • Principio de relaciones humanas
Ejemplo de como se debe planificar una carta por medio de bosquejo y borrador:
Bosquejo (lectura revista)
Borrador (Hemos leido con agrado su revista "El Mundo Viajero" y la encontramos novedosa y moderna)

6- Control de calidad 1: pocas personas preparan un borrador por eso una revisada en el borrador es el mejor control esta es la gran virtud permite mejorar la calidad del producto.

7- Borrador mejorado: luego del mejoramiento del primer borrador despues de haber berificado sus caracteristicas esurgente que tamben analise la estructura gramatical, la ortografia, la puntuacion y el buen gusto a la hora de escribir.

-Parrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector el intres por el mensaje que transmite.
-Parrafo de cierre: con este parrafo se deja y se mantiene el impacto favorable inicial. Debemos despertar y mantener la simpatia y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos.

8- Copia dijitada: la dijitacion de una carta se hace en un procesador de texto destacando los aspectos fisicos de la carta margenes, espacios, esttilo etc.

9-Control de calidad 2

10- Impresion


Consulta comercial  




La consulta comercial consiste en la realización de consultas a los productos comerciales, para una gran cantidad de Rut, en donde la respuesta no se entrega en forma inmediata sino, que se entrega despues de un tiempo, que depende de la cantidad de Rut consultados, pero que no demora más allá de dos días.

Un empresario que quiere adquirir una nueva maquina para su fabrica o el gerente que desea tomar un plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catalogos precios, posibilidades de adquirir un producto o servicio. Todos ellos empiezan por escribir una consulta comercial.

Para contestar esa comunicacion siempre abra un director o un equipo que desea vender un viaje de vacaciones, una maquina o un equipo de oficina, entonces, lo primero que har es runir la informacion solicitada y responder a la consulta.

Para planificar se deben tomar encuenta los siguientes princpios que haran que su consulta sea eficaz

1- Explique a su lector por que lo ha eligido como fuente
2-Solicite la informacion que solicita con claridad y brevedad
3-Sea especifico en los datos que solicita
4-Pida informacion adicionl, ayuda o consejo
5-Diriga la solicitud a la persona indicada de la empresa o institucion
6- Acompañe un sobre timbrado si la respuesta a su consulta es mas un favor que un negocio
7- Agradesca (en futuro ) por la atencin que su consulta pueda recibir.

Planeamiento de la consulta comercial

                                                               Proceso Basico
 Bosquejo -Sintesis sustantivada -Borador -Control de calidad 1 -Borrador mejorado -Control de calidad 2


                                       Bosquejo de ideas
          Plan A                                                     Plan B
Idea que origina la cata                              Idea que origina la carta                                              
Informacion deseada                                 Preguntas sobre informacion deseada
Agradecimiento                                         Agradeimiento


Ejemplo de consulta comercial Plan A
Consulta sobre modelos de casa

Bosquejo:
Proyecto de construccion - Informacion arquitecto - Agradecimiento

Sintesis sustantivada:
Proyectamos construccion casa. Urbanizacion El Paraiso agradeceremos informacion sobre profesionales que exhiben maqueta su oficina. Grasias ayuda.

Borrador:

Estimados señores:

Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la urbanizacion "El Paraiso" y pensamos edificar nuestra soñada casa propia.

Cuando visite su empresa constructora recientemente quede impresionada por los modelos de casas exhibidos en la maquila central de su oficina y me agradaria obtener informacion sobre el profesional querealiza este trabajo.

Estare muy reconocido por la ayuda que pueda brindar en este sentido.

Atentamente,

Rosario Hernandez

Borrador mejorado

Saludos cordiales para ustedes:

Poseemos un terreno en la urbanizacion "El Paraiso" y pensamos edificar la soñada casa proia.

Cuando visitamos su empresa constructora nos agradaron los modelos de casa exhibidas en maqueta de su oficina y deseariamos obtener informacion sobre los profesionales que realizaron este trabajo.

Apreciaremos la ayuda que nos pueda brindar.

Hasta entonces,

Rosario Hernandez

Ejemplo de cosulta comercial de plan B
consulta sobre informes turisticos

Bosquejo: Plan de viaje - Preguntas sobre servicios turisticos - Agradecimiento

Sintesis sustantivada:
Plan de viaje , cuarenta y cinco personas, apreciare informacion paquetes escolares economicos, gracias.

Estimado señor Peralta:

Cuarenta y cinco jovenes de la proocion "pedro B. Castillo" Piensan realizar una excursion a Cartagena de Indias en el mes de enero y apreciare como tutor del grupo que me ofrezca la siguiente informacion:

1-¿ Se encargaria su agencia de organizar el viaje turistico?

2-¿ Hay para enero algun paquet turisico que sea economico?

3-¿ Se encararia su agencia de tramitar toda nuestra documentacion de viaje?

Quedare muy reconocido si se sirve ofrecernos, a vuelta de correo, algun folleto que ilustre los lugares que podriamos visitar y  la informacion que estime conveniente.

Atentamente,

Borrador mejorado

Un saludo cordial señor Peralta

Cuarenta y cinco jovenes de la promcion "Pedro B. Castillo" piensan realizar una excursion a Cartagena de Indias en el presente mes y apreciare como tutor del grupo que me proporcione la siguiente informacion.

1-¿Se encargaria su agencia de organizar el viaje turistico?

2-¿ Hay para enero algun paquete  turisico que sea economico?

3-¿ Se encararia su agencia de tramitar toda nuestra documentacion de viaje?

Apreciare la ayuda que pueda ofrecernos devolver por correo o fax algun folleto que ilustre los lugares que podriamos visitar y la informacion necesaria.

Hasta entonces,


RESPUESTA A LA CONSULTA COMERCIAL

Responder cordial y oportunamente a un consulta es un cortesia y coveniencia comercial. cortesia cuando la consulta  no le proporcina ventaja economica alguna yconveniencia cuando surge un posible clinte de los informes que ha proporcionado.

Para que la respuesta a la consulta sea eficaz deben tomarse encuenta los siguientes principios esenciales:

1- Responda en fora inmediata: una respuesta oportuna es siempre señal de seriedad, cumplimiento y crea una imagen muy favorable.

2- Ofezca datos especificas y completas: proporcione datos mas claras y completas que pueda de ese modo ayudara a su futuro cliente a decidir por su compra.

3- Sea cordial: un cordial no solo porque la cordialidad es caracteristica vital del mensaje si porqueese trato genera mayor interes en el lector y late deseable buena voluntad, es preciso ser cordial y amistoso.

4- Proporcione inormaion adicioal: en la era de la informaion cualquier dato adicional es de utilidad para tomar una mejor decision. con mucha frecuencia el clente ignora datos tecnicas y si usted generosamente los ofrece facilita la toma de decisiones.

Amenudo una sugerencia o recomendacion hacia un producto de especial caracteristica resulta muy conveniente.

Los objetivos fundamentales que debe cumplir a la respuesta de la consulta comercial son:

  • Comunicar sobre precios, catalogo, servicios
  • Persuadir al cliente para que compre
  • Crear y mantener la buen voluntad

Planeamiento de la respuesta a la consulta comercial.

El plan de la carta debe corresponder a la estructura de la consulta recibida:


PLAN  A                                            PLAN  B
-Gracias consulta                                -Gracias consulta
-Informacion solicitada                       -Respuesta preguntas
-Informacion adicional                        -Informacion adicional
-Refuerzo amable                               -Refuerzo amable


Ejemplo de la respuesta a la  consulta comercial

Bosquejo: Fenix - Recomendacion - Servicios

Sintesis sustantivada:
Autora de proyectos es constructora Fenix av.Los Alamos 396 Oeste, telefono 426-9240. Su solvencia es garantia. Saludos.

Borrador:

Estimado señor Taboada:

Nos complace informarle que los modelos de casa que usted ha admirado en nuestra oficina son obra de la empresa constructora Fenix, con oficinas en Avenida Los Alamos 396 Oeste. telefono 426-9240 y fax 496-4015.

La solvencia de esta empresa, especialmente la del equipo de arquitectos, es muy reconocida y nos da mucho gusto en recomendar.

BORRADOR MEJORADO

Un saludo cordial señor Taboada

Complacidos le informamos que la empresa constructora Fenix y su equipo de arquitectos es responsable de nuestro proyecto de construccion. sus oficinas estan en avenida Los Alamos 396 oeste telefono 426-9240 y fax 496-4015.

Nos compace recomendar los servicios de esta empresa y haber contribuido con informacion para usted

Hasta otra ocasion


Ing. Roberto Orellana

El Pedido



El  objetivo básico de una carta de pedido es convertirse en un testimnio escrito de un compromiso aceptado por las partes en una operación de compraventa.


Un pedido puede ser elaborado de tres maneras una carta de pedido enviada por fax o correo, un pedido por e-mail.


Cuando la carta del pedido así lo exige o cuando el pedido se hace a otra localidad o país se prefiere la formalidad de la carta en la cual se establecen y aceptan los términos de la cotizacion.


Los datos esenciales de una cara de pedido son:
  1. Numero de pedido: es importante para su seguimiento o referencia
  2. Numero de catalogo: facilita la identificacion del articuló escogido
  3. Descripción de los artículos o servicios: cantidad, articulo, referencia,marca, precio unitario y al mayoreo, código, tamaño, color,material,acabado etc. Hay que especificar con toda laidad para facilitar la atención y puntualidad en su tramitación.
  4. Forma de pago contado o crédito además es importante estipular el acudo convenido al respecto
  5. Instrucciones de embargue: de no haber un método pre-establecido y acostumbrado de embargue es preciso estipular la condición especifica aéreo, férreo, marítimo, terrestre. o cluvial (como o vamos a enviar).




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